e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

Bu yazıda e-Defter başvurusu için gerekli bilgileri kısa ve net biçimde topladık. Başlıkları izleyerek ilgili adımlara hızlıca gidebilirsiniz.

e-Defter nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin belirli standartlara uygun olarak elektronik ortamda saklandığı bir sistemdir. Bu sistem; verilerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğunun güvence altına alınmasını amaçlar.

e-Defter uygulaması, yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu; kayıtların standart bir XML formatında hazırlandığı bir süreçtir ve denetim süreçlerini düzenli hale getirmeye yardımcı olur.

e-Defter kimler için zorunludur?

Zorunluluk kapsamı cirolar, faaliyet türü ve e-Fatura geçişi gibi kriterlerle zaman içinde güncellenebilir; kesin kapsam için yürürlükteki tebliğ ve GİB duyuruları esas alınmalıdır.

Özetle yaygın örnekler:

• 2022 itibarıyla 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip mükellefler e-Defter uygulamasına geçmekle yükümlü olabilir.
• Kendi internet siteleri veya platformlar üzerinden 500 bin TL ve üzeri hasılat elde eden mükellef grupları kapsam dahilinde değerlendirilir.
• Zorunlu olarak e-Fatura'ya geçiş yapan mükelleflerin de ilgili düzenlemeler çerçevesinde 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-Defter uygulamasına geçmeleri öngörülebilir.

e-Defter başvurusu nereden yapılır?

e-Defter kullanmaya karar veren mükellefler başvuruyu elektronik ortamda tamamlar.

Başvurular GİB e-Defter başvuru ekranı üzerinden yürütülür. Tüzel kişiler başvuru formunu mali mühürle; gerçek kişiler mali mühür veya e-imza ile onaylayabilir.

Süreci kendi sisteminizden yürütebileceğiniz gibi, özel entegratör ile de ilerleyebilirsiniz.

e-Defter başvuru adımları

Başvuruya başlamadan önce aşağıdaki sırayı kontrol edin:

• Başvuruyu yapacak mükellef tüzel kişi ise mali mühür; gerçek kişi ise mali mühür veya e-imza temin edilmelidir. e-İmza sayfasından ürün bilgisine ulaşabilirsiniz.
• Hangi uyumlu yazılım üzerinden ve hangi dönemde geçiş yapılacağı netleştirilmelidir. GİB'in yayımladığı uyumlu yazılımlar listesine buradan göz atabilirsiniz.
• Mali mühür veya e-imzanın kurulu olduğu bilgisayarda, başvuru formunda istenen bilgiler doğru ve eksiksiz girilmelidir.
• Formu doldurup onayladığınızda başvuruyu tamamlamış olursunuz.

Başvuru ve sonrasındaki yükleme süreçlerinde GİB tarafından yetkilendirilmiş bir özel entegratör ile çalışmak operasyonel riskleri azaltabilir. NES e-Defter çözümü hakkında ayrıntı için ürün sayfamıza bakabilirsiniz.

e-Defter başvuru durumu ve kayıtlı kullanıcı

e-Defter kayıtlı kullanıcı listesinde yer alıp almadığınızı ve başvuru durumunuzu GİB kayıtlı kullanıcılar sayfası üzerinden kontrol edebilirsiniz.

Başvuru onayı sonrası süreç

Kayıtlı kullanıcı statüsüne geçtikten sonra işletme tarafında tipik olarak şu başlıklar öne çıkar:

• Uyumlu yazılım ve paketleme: Yevmiye ve defter kayıtlarının GİB'in istediği XML yapısında üretilmesi ve dönemsel olarak sisteme yüklenmesi gerekir.
• Berat ve zamanlama: Yüklenen defter paketleri için berat süreçleri ve son gönderim tarihleri mükellef türüne göre değişir; takvimi kaçırmamak için aşağıdaki bağlantılardaki özet tabloları referans alın.
• e-Fatura ile uyum: Birçok işletmede e-Defter yükümlülüğü, e-Fatura operasyonu ile birlikte yürütülür. Fatura tarafındaki düzeni e-Fatura nasıl kesilir? özeti ve 2025 geçiş rehberi ile hizalamak süreçleri sadeleştirir.

e-Defter berat yükleme takvimi

Aylık ve üç aylık berat yükleme son tarihleri mükellef türüne göre değişir; güncel özet tablolar için şu yazılara bakabilirsiniz:

• Gelir vergisi mükellefi gerçek kişiler — 2025 gönderim süreleri
• Kurumlar vergisi mükellefi tüzel kişiler — 2025 gönderim süreleri