E Belge Uygulamalarında İptal İşlemleri ile İhbar ve İhtarların GİB Bilgi Sistemlerine Bildirim Usulleri Hakkında Duyuru

509 sıra numaralı VUK Genel Tebliği (526 sıra numaralı tebliğle eklenen) "E belgelere ilişkin iptal/itiraz, ihbar ve ihtarların bildirilmesi" başlığı ve TTK md. 18/3 kapsamında; ihbar ve ihtarların belirtilen usullerle GİB bilgi sistemlerine elektronik bildirimi, e-belge tarafında ise iptal ve itiraz akışlarının kılavuzlara göre yürütülmesi düzenlenmiştir. Bu yazı, GİB'in açıklayıcı duyurusunun özetidir; kesin süre, ekran ve sürüm için güncel kılavuz ve duyurular esas alınmalıdır.

Mevzuat ve kılavuzlar

1 Mayıs 2021 itibarıyla yürürlük çerçevesinde; e-Arşiv uygulamaları (e-Arşiv fatura, e-SMM) iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzu ile e-Fatura iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzu ebelge.gib.gov.tr üzerinde yayımlanmıştır. Kılavuzlar sonrası gelen sorulara ilişkin bu duyuruyla iptal ve itirazın kapsamı ile usuller netleştirilmiştir.

Duyuruda "iptal" işlemi

Duyuruda iptal; tarafların belgenin hatalı düzenlendiği konusunda tam mutabakatı ile, muhasebe kayıtlarına intikal öncesi nüshaların bir araya getirilmesi, düzenleyende asıl ve suretinin tutulması, belgeye "İptal" şerhi ve gerektiğinde tarafların mutabık kaldığı yeni belgenin düzenlenmesine yönelik işlem olarak çerçevelenir. E-belgelerde usul ve esaslar ilgili kılavuzlarda ayrıntılandırılmıştır.

İptal: e-Fatura ve e-Arşiv / e-SMM

e-Fatura: Ticari fatura senaryosunda, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde sistem içinden "ret uygulama yanıtı" ile iptal mümkün görülmüştür. Ticari senaryo dışındaki e-Faturalarda, e-Fatura iptal/itiraz portalı üzerinden aynı 8 günlük çerçevede mali mühür veya e-imza ile iptal talebi oluşturma, tarafa gelen talebi onaylama veya reddetme imkanı getirilmiş; süre aşımında sistem talep oluşturma veya onaya izin vermeyebilir. Kılavuza uygun onaylanan iptaller "iptal edilmiş fatura" olarak değerlendirilir.

e-Arşiv fatura ve e-SMM: Belgenin alıcıya iletildiği (veya Başkanlığa raporlandığı) tarihten itibaren 8 gün içinde e-Arşiv portalları üzerinden iptal edilebilir; kılavuza göre hem düzenleyenin hem alıcının elektronik onayı gerekir. Kılavuza uygun onaylananlar iptal edilmiş sayılır.

İtiraz: genel çerçeve

İtiraz, muhatap tarafından içeriğin kabul edilmediğine ilişkin irade beyanıdır; karşı tarafça kabulü halinde iptale benzer sonuç doğurabilir. TTK md. 21'deki 8 günlük itiraz süresi duyuruda değiştirilmemiştir; süre içinde itiraz edilmezse alıcı içeriği kabul etmiş sayılabilir.

İtiraz: e-Fatura

Ticari faturada 8 gün içinde sistem içi "ret uygulama yanıtı" veya TTK 18/3'te sayılan harici yollar (noter, taahhütlü mektup, telgraf, güvenli e-imza ile kayıtlı elektronik posta) kullanılabilir. Temel ve diğer senaryolarda itiraz yalnızca harici yöntemlerle yapılabilir. Harici itirazlarda ayrıca 509 sayılı tebliğ gereği e-Fatura iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzuna göre GİB bilgi sistemlerine elektronik bildirim yapılması gerekir.

Kılavuzdaki itiraz bildirimi üzerine diğer tarafın talebi onaylaması; iptal ile benzer sonuca gidebilir. Red veya süresinde onaylamama halinde belge taraflar bakımından "ihtilaflı" izlenime düşebilir (duyurudaki ifade özeti).

İtiraz: e-Arşiv fatura ve e-SMM

Alıcıya iletimden itibaren 8 gün içinde itiraz yalnızca TTK 18/3 kapsamındaki harici yöntemlerle yapılır; ardından bilgiler e-Arşiv uygulamaları iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzuna göre GİB sistemine bildirilir. Onay/red sonuçları e-Fatura tarafındaki ihtilaf mantığına paralel özetlenmiştir.

Portal adımları ve güncel süreler için sitemizdeki e-Fatura iptal ve itiraz ile temel ve ticari fatura yazılarına bakabilirsiniz; hukuki değerlendirme için mali müşavir desteği önerilir.

GİB kılavuzları (PDF)

• e-Fatura iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzu (PDF)
• e-Arşiv uygulamaları (e-Arşiv fatura, e-SMM) iptal, ihtar/itiraz bildirim kılavuzu (PDF)

PDF sürüm numaraları ve güncel metin ebelge.gib.gov.tr üzerinde değişmiş olabilir; işlem öncesi sitedeki güncel kılavuzu kullanın.