e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu

e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemlerinde saklanması, ilgili tebliğ ve e-Defter Saklama Kılavuzu ile düzenlenir. Bu yazı, masaüstü e-Defter Saklama Uygulaması kurulumu ve dosya aktarım akışını özetler; bağlayıcı metin ve sürüm notları için mutlaka edefter.gov.tr üzerindeki güncel kılavuza bakınız.

İkincil kopya ve saklama zorunluluğu (özet)

Elektronik defter genel tebliği çerçevesinde; e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizlilik ve güvenlik şartlarıyla GİB veya saklama izni bulunan özel entegratör sistemlerinde asgari süreyle muhafaza edilmesi esasını düzenleyen hükümler bulunur. Uygulama ayrıntıları ve teknik şartlar edefter.gov.tr üzerindeki kılavuzlarla güncellenir.

22.5.2024 sonrası: eş zamanlı yükleme ve saklama uygulaması

GİB tarafından duyurulan düzenleme ile, belirli bir tarih itibarıyla yeni yüklenecek paketler için e-Defter ve berat dosyalarının GİB sistemine eş zamanlı aktarım beklentisi netleştirilmiştir. Bu tarihten önce yüklenmiş beratlara ilişkin ikincil kopyaların, e-Defter Saklama Uygulaması üzerinden GİB'e iletilmesi gerekebilir; bu tarihten sonra gelen paketlerde asıl yükleme akışı e-Defter uygulaması / web servis yoluyla eş zamanlı ilerler ve bu kapsamdaki dosyalar için saklama uygulaması üzerinden ayrı yükleme yapılmaz. Kesin tarih ve istisnalar için güncel GİB duyurularına bakınız.

Program kurulum dosyasını indirme ve kurulum

Kurulum paketi deftersaklama.gib.gov.tr/download adresinden indirilir. İndirilen dosya çalıştırılır; lisans sözleşmesi onaylandıktan sonra sihirbaz adımları (kurulum dizini, yükleme, son) tamamlanır. Kurulum bittikten sonra masaüstü kısayolundan uygulama açılır.

Yönetim ekranı ve dosya yolu belirleme

Uygulama açıldığında ana ekranda; bilgisayarınızdaki klasörde izlenecek dosya yolu tanımlanır. "Dosya yolu belirleme" ile path eklenir, "Ekle" ve ardından "Değişiklikleri kaydet" ile kalıcı hale getirilir. İstenirse birden fazla yol tanımlanabilir.

ZIP formatı, aktarım ve dosya kontrolleri

GİB'e aktarılacak e-Defter ve berat dosyaları ayrı ZIP dosyaları halinde, belirlenen klasöre bırakılır. Uygulama klasörü periyodik olarak tarar; yeni ZIP bulunduğunda kontrolleri yapar, şifreleme ve aktarım adımlarını yürütür. İlerleme durumu ana ekrandaki liste ekranından izlenir.

* Her ZIP içinde yalnızca bir adet ilgili XML bulunmalıdır. e-Defter XML boyutu üst sınırı (ör. 200 MB) ve şema/şematron uyumu, imza uyumu, güncel GİB onaylı berat eşlemesi gibi kontroller güncel kılavuzda ayrıntılıdır; üretim öncesi mutlaka GİB metnini doğrulayınız.

e-Defter berat ve gönderim takvimleri için güncel özet: 2025 yılında e-Defter süreçlerinde neler değişti?

e-Defter ürün ve danışmanlık için NES e-Defter sayfasına göz atabilirsiniz.