Bilindiği üzere 19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:3)’in “4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı” başlıklı bölümünün 4.4.1. maddesinin (e) fıkrasında;
“e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.”
Aynı Tebliğin “7. Diğer Hususlar” başlıklı bölümünün 7.8. maddesinde ise;
“Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile defterlerle ilişkili muhasebe fişlerinin ve berat dosyalarının elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik ve uygulama kılavuzları ile e-Defter uygulamasına ilişkin diğer kurallar edefter.gov.tr adresinde duyurulur” açıklamalarına yer verilmiştir. Yukarıda yer verilerin düzenlemeler çerçevesinde e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sistemlerinde saklanmasına ilişkin usul ve esaslar bu kılavuzun konusunu oluşturmaktadır.
e-Defter Berat Dosyalarının İkincil Kopyalarının Saklama İşlem Adımları
e-Defter uygulamasında yapılan geliştirme ile birlikte, 22.5.2024 tarihi itibarıyla yüklenecek paketler için geçerli olmak üzere; e-Defter ve berat dosyalarının “eşanlı olarak” Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesi gerekmektedir. Bu kapsamda;
>Belirtilen tarihten önce e-Defter uygulamasına yüklenmiş olan berat dosyalarına ilişkin e-defter ve GİB onaylı berat dosyalarının, bu kılavuzda belirtildiği şekilde e-Defter Saklama Uygulaması üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
>Belirtilen tarihten sonra e-defter ve berat dosyaları, Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine eşanlı olarak yüklenecektir. Söz konusu tarihten sonra yüklenen paketlere ilişkin e-Defter dosyalarının ve berat dosyalarının yüklenmesi işlemi e-Defter Saklama Uygulaması üzerinden yapılmayacaktır. e-Defter dosyalarının ve berat dosyalarının “eşanlı olarak” e-Defter uygulaması üzerinden veya web servis aracılığıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesine ilişkin iş ve işlemler e-Defter Uygulama Kılavuzunda açıklanır.
>Sözleşme okunduktan sonra, kırmızı kutu içine alınan “I agree to the license terms and conditions” kutucuğu işaretlenir. Ardından, aktif olan “Install” butonuna basılır.
>Açılan ekranda ‘iler’ tuşuna basılır.
>Sözleşme okunduktan sonra, kırmızı kutu içine alınan “Lisans Sözleşmesi’nin koşullarını kabul ediyorum” kutucuğu işaretlenir. Ardından, aktif olan “İleri” butonuna basılır
>Bilgisayarınızda, uygulamanın kayıt edilmesi istenilen alanı değiştirmek için aşağıdaki “Değiştir” butonunu kullanabilirsiniz. >Sonrasında “İleri” butonuna basılarak işleme devam edilir.
>Açılan pencereden “Yükle” butonuna basılarak yükleme işlemine devam edilir.
>Yükleme işlemi tamamlandığında “Son” butonuna tıklanır.
>Uygulama yüklendikten sonra masaüstünüzden yan tarafta görüntüsü verilen uygulamanın simgesine çift tıklanarak uygulama açılır
3. e-Defter Saklama Uygulaması Yönetim Ekranı
e-Defter Saklama Uygulaması Ana Ekranı
e-Defter Saklama Uygulamasına giriş yapıldığında ilk aşamada Ana Ekran olarak aşağıdaki ekrana ulaşılacaktır. Bu ekrandan e-Defter ve berat dosyalarınızı bilgisayarınızın hangi dosya yolundan temin edeceğinin belirlenmesi, yükleme işlemi devam eden veya tamamlanan eDefter ve berat dosyalarının yüklenme durumlarının sorgulamalarına ilişkin işlemler yapılacaktır.
3.1 Dosya Yolu Belirleme
e-Defter ve berat dosyalarının, e-Defter Saklama Programı aracılığıyla GİB bilgi işlem sistemlerine aktarımının otomatik olarak başlatılabilmesi için, bilgisayarınızda e-Defter ve berat dosyalarınızın konulacağı ilgili klasörün belirlenmesi gerekmektedir. Mükellefler istemeleri halinde birden çok dosya yolu belirleyebilirler. Bunun için aşağıda belirtilen işlem adımları ilgili ekran görüntüsünde yer verilen işlem sıra numarası ile izlenerek yapılacaktır.
> “Dosya Yolu Belirleme” butonuna tıklanır. > Boş alana ilgili dosya yolu (path) adresi yazılır. Bu adres yazılmadan önce ilgili dosya PC nizde oluşturulur ve yolu dosya penceresinin üst kısmındankopyalanabilir. > “Ekle” butonuna tıklanır ve 5 no.lu kutu içindeki alanda (dosya yolu ) görülür.
“Değişiklikleri Kaydet” butonuna basılır. Uygulama aşağıda görülen resimdeki gibi sonuç döner. Kalıcı olarak kayıt edilmiş olur.
3.2 e-Defter ve Berat Dosyalarının Formatı ve Aktarımı
Belirtilen dosya yoluna (klasörüne), GİB bilgi işlem sistemlerine aktarılmak üzere bırakılacak (konulacak) e-Defter ve berat dosyaları ayrı ayrı olmak üzere ZİP formatında olması gerekmektedir. Başkanlığımızdan izin alan uyumlu e-Defter uygulama yazılımları, e-Defter ve berat dosyalarını ZİP formatında oluşturmakta olup, bu dosyaların oluşturulan dosya yoluna (klasörüne) konulması gerekmektedir. Belirlediğiniz klasörün altına e-Defterlerin ve ilgili berat dosyaları (GİB onaylı Berat Dosyaları dahil) sıkıştırılmış zip formatında dosyalar olarak teker teker veya toplu halde atılmalıdır.
NOT: Her ZİP dosyasında sadece bir adet e-Defter veya Berat xml dosyası olması gerekmektedir.
e-Defter ve berat dosyalarının aktarım işlemleri, kurulum işlemleri gerçekleştirilen eDefter Saklama Programı tarafından ilgili dosya yolu (klasörü) sürekli şekilde (1 dakikalık peryotlarda sistem ilgili klasörde yeni bir dosya olup olmadığını kontrol eder) kontrol edilerek yeni bir e-Defter veya berat dosyasının bulunduğunu tespit etmesi halinde otomatik olarak; bu dosyaların öncelikle aşağıda belirtilen dosya kontrollerini yapar ve bu dosyaların gizliliğini ve güvenliğini sağlayacak kriptolama işlemini gerçekleştirir ve GİB bilgi işlem sistemlerine kriptolanan dosyaların aktarım işlemlerini yürütür. Program tarafından aktarım işlemlerinin durumu, programın ana ekranında yer alan “e-Defter Listesi” menüsünden takip edilebilir.
Dosya Kontrolünde Dikkate alınan unsurlar:
>.zip formatındaki e-Defter xml, berat xml’i ve GİB onaylı berat xml’nin belirlenen dosya yoluna bırakılması gerekmektedir. xml dosyalarından herhangi birinin bulunmamasıdurumunda dosyalar sisteme alınmamaktadır.
> Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’nin boyutu kontrol edilecek ve 200 MB’dan büyük e-Defter dosyaları sisteme alınmayacaktır.
> Dosya dizinine bırakılan GİB onaylı berat xml’i, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenmiş son (güncel) berat olması gerekmektedir.
> Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’nin imza değeri ile GİB onaylı berat xml’nin imza değerinin uyumlu olması gerekmektedir.
> e-Defter xml’nin imzası geçerli olmalıdır.
> Dosya dizinine bırakılan e-Defter xml’i ile e-Defter berat xml’lerinin, GİB’in belirlediği en güncel şema şematron kurallarına uygun olması gerekmektedir.
2024 güncel e-defter yükleme tarihlerini incelemek için yazımıza göz atabilirsiniz.
