SSS — e‑Arşiv Fatura

e‑Arşiv Fatura; kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun dijital faturadır. e‑Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara kesilen faturalar için temel yöntemdir; alıcıya PDF/e‑posta ile ulaştırılır, bir nüshası mevzuata uygun şekilde elektronik ortamda saklanır.

e‑Fatura mükellefleri de, e‑Fatura kapsamı dışındaki işlemlerinde e‑Arşiv düzenler.

• e‑Fatura mükellefleri: e‑Fatura kapsamı dışındaki satışlarında e‑Arşiv düzenler.
• e‑Fatura/e‑Arşiv’e henüz dahil olmayanlar: 01.01.2025–31.12.2025 arasında, vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan işlemlerde GİB e‑Arşiv Portal üzerinden e‑Arşiv Fatura zorunludur. 01.01.2026 itibarıyla tutara bakılmaksızın e‑Arşiv fatura düzenlenmesi öngörülmektedir.

NES, e‑Fatura kullanıcılarını e‑Arşiv’e geçirir ve özel entegratör altyapısıyla uçtan uca yönetir. e‑Fatura/e‑Arşiv’e dahil olmayanların 2025’teki zorunlu faturaları yalnızca GİB e‑Arşiv Portal üzerinden düzenlenebilir.

• e‑Fatura: Gönderici ve alıcı her ikisi de e‑Fatura mükellefiyse, fatura GİB sistemi üzerinden sistemden sisteme iletilir.
• e‑Arşiv: Alıcının e‑Fatura mükellefi olmadığı durumlarda veya bazı özel senaryolarda kullanılır; alıcıya PDF/e‑posta ile ulaştırılır, GİB’e günlük raporlanır.

Pratik kural: Her iki taraf e‑Fatura ise → e‑Fatura. Aksi durumda (veya işlem e‑Fatura kapsamı dışındaysa) → e‑Arşiv.

• Her iki taraf da e‑Fatura mükellefi: KDV dahil 9.900 TL ve üzeri işlemlerde e‑Fatura zorunludur. Altındaki işlemlerde fatura zorunluluğu olmayabilir; alıcının talebi halinde fatura düzenlenir (işlemin niteliğine göre e‑Fatura/e‑Arşiv).
• Alıcı e‑Fatura mükellefi değil: e‑Arşiv Fatura düzenlenir; platform/işlem türüne göre ilave kurallar uygulanabilir.
• Sınırlar mevzuatla güncellenebilir; NES portal kuralları değiştiğinde otomatik güncellenir.

• 01.01.2025–31.12.2025: Vergiler dahil 3.000 TL üzeri işlemlerde GİB e‑Arşiv Portal zorunlu.
• 01.01.2026 ve sonrası: Tutarına bakılmaksızın tüm faturaların e‑Arşiv olarak düzenlenmesi öngörülür.

Geçiş planınız için NES ekibi, mali mühür/e‑imza, başvuru ve veri aktarımı adımlarında rehberlik eder.

Fatura alıcıya PDF olarak e‑posta ile gönderilebilir; NES portalı e‑postanın ulaşma/açılma kayıtlarını tutar. Dilerseniz indirilebilir bağlantı paylaşabilir veya çıktısını vererek fiziksel teslim de yapabilirsiniz.

E‑posta adresi yoksa alıcıya erişim linki/verme veya fiziksel çıktı ile bilgilendirme yapılabilir. NES, loglama ve teslim kayıtları ile ispat yükünüzü kolaylaştırır.

e‑Arşiv faturalar, ilgili günün işlemlerini içerecek şekilde GİB’e günlük rapor olarak iletilir. NES, raporu otomatik hazırlar ve gönderir; rapor durumlarını portaldan izleyebilirsiniz.

Özel Entegratörle çalışan mükelleflerin e‑Arşiv Faturalarının raporlanma sorumluluğu Özel Entegratörlere aittir. 1 Ocak 2019 tarihi itibarıyla, Özel Entegratörler tarafından günün tarihiyle düzenlenen e‑Arşiv faturalarının en geç izleyen günün sonuna kadar raporlanması zorunludur. Günün tarihinden önce düzenlenen e‑Arşiv faturalarının ise düzenlendikleri günün sonuna kadar raporlanması gerekmektedir. Raporlamada gecikme/eksiklik usulsüzlük riskine yol açabilir; NES bu riski azaltmak için zamanlanmış görevler ve bildirim modülleri kullanır.

Vergi Usul Kanunu gereğince faturalarınızı 10 yıl saklamanız gerekir. NES; mevzuata uygun elektronik saklama, yetkilendirme ve ibraz için hızlı erişim sunar.

• Teknik gerçek: Düzenlenmiş bir e‑Arşiv Faturayı “geri almak/silmek” teknik olarak mümkün değildir; kağıt faturadaki ticari hükümler aynen geçerlidir.
• Mevzuat sınırı: e‑Arşiv Fatura iptal süresi, faturanın alıcıya iletilmesinden itibaren 8 iş günüdür. İptal işlemleri bu süre içinde her iki tarafın da onayıyla yapılmalıdır.
• Özel entegratör farkı: NES gibi özel entegratör sistemlerinde teknik olarak iptal için süre kısıtı yoktur. Ancak GİB, kağıt faturada olduğu gibi ticari sorumluluğun mükellefte olduğunu belirtir. Bu nedenle iptal işlemlerinde mevzuata uygun hareket edilmesi gerekir.
• Alternatif yol: Hatalı faturalar genellikle iade faturası (alıcı tarafından) veya iptal mutabakatı ile yeni/doğru fatura düzenlenerek düzeltilir.

Önemli: Özel entegratör panelindeki “iptal talebi” fonksiyonları, ticari mutabakatı kayıt altına alır. Ancak yasal sorumluluk mükellefin üzerindedir; kayıtlarınızı eksiksiz tutmanız önerilir.

Her iki taraf e‑Fatura mükellefiyse işlem e‑Fatura olarak yürütülür. KDV dahil 9.900 TL ve üzeri işlemlerde e‑Fatura zorunludur.

NES, Trendyol/Hepsiburada vb. pazaryerlerinden siparişleri otomatik çeker, alıcı bilgilerini doğrular, e‑Arşiv faturayı tekil ya da toplu oluşturmaya izin verir ve otomatik e‑postalar. Yüksek hacim dönemlerinde bile kuyruksuz ölçeklenme ile gecikme yaşanmaz.

Kargo süreçleri için fatura PDF’leri ve barkod ekleri otomatik hazırlanır; kargo için paket beklemez.

Evet. NES API ile ERP/e‑Ticaret yazılımları vb. sistemlerden tekil ya da toplu e‑Arşiv oluşturabilir, durum/rapor/posta loglarını geri alabilirsiniz. Excel Rapor ve Toplu Yükleme modülleri ile teknik olmayan kullanıcılar da seri işlem yapabilir.

Gerçek kişi mükelleflerde mali mühür/ e‑İmza, tüzel kişilerde Mali Mühür ile başvuru/kurulum tamamlanır. NES ekibi başvuru belgeleri ve kurulumda adım adım destek olur.

Evet. NES’in e‑Belge sistemleri KDV, ÖTV, tevkifat ve özel matrah senaryolarını destekler; hesaplamalar otomatik ve mevzuata uygun yapılır.

Yabancı alıcılar e‑Fatura sisteminde olmadığından e‑Arşiv Fatura düzenlenir. Para birimi, dil ve vergi satırları NES’te çoklu para ve çok dilli şablonlar ile yönetilir; ihracat süreçlerinizle uyumlu e‑Fatura üretilir.

NES; e‑Arşiv Faturalar için güvenli erişim linki sunar. E‑postanın ulaşıp ulaşmadığı ve görüntülenip görüntülenmediği loglanır.

NES altyapısı; şifreli iletişim, erişim yetkilendirme, ayrıntılı loglama, yedekleme ve denetim katmanlarıyla çalışır. Kişisel veriler KVKK ilkelerine uygun işlenir; saklama ve imha politikaları uygulanır.

• Kurulum: Mali mühür/e‑imza, başvuru ve portal aktivasyonu.
• Entegrasyon: ERP/Pazaryeri/API bağlantıları ve test senaryoları.
• Canlıya geçiş: Kullanıcı eğitimleri, şablon tasarımları, bildirim/rapor kuralları.

Taahhüt ettiğimiz performans: Yoğun dönemlerde bile kuyruksuz ve gecikmesiz faturalama.